Die effiziente Verwendung von To-do-Listen

Der nachfolgende Text ist eine Übertragung aus dem Englischen. Wie das Original steht er unter der Lizenz CC by-sa 4.0

Original: On using to-do lists efficiently - Bastien Guerry

Mein Glück resultiert aus einer gesunden Balance zwischen dem Erreichten und dem was Jim Carrey „Freiheit von Sorge“ nennt¹. Ich arbeite gerne und liebe es zu tagträumen. So sehr es beim Tagträumen um das Wandern geht, so sind Arbeit und persönliche Erfolge abhängig von Konzentration, welche wiederum von Motivation, einem klaren Ziel und Kontrolle abhängen, die alle Disziplin benötigen.

Die eigene To-do-Liste wird oftmals zum Gegner. Da sie einem ein falsches Gefühl von Kontrolle vermittelt, untergräbt sie langsam die Klarheit des Ziels, wodurch die Motivation geschwächt wird. Mensch wird am Ende von einer Liste von Dingen kontrolliert, die zu tun sind, statt sich auf die Erledigung der Aufgaben an sich zu konzentrieren. Lieber wird gehofft, das Werkzeug würde durch seine Anwesenheit zur Selbstdisziplin verhelfen, statt sich selbst zur korrekten Verwendung des Werkzeugs zu disziplinieren.

Was ist die korrekte Verwendung?

Nachfolgend eine Liste der Prinzipien, die ich über die Jahre des (Fehl)Verwendung von To-do-Listen gesammelt habe²:

1. Schreibe weniger Aufgaben und mehr Notizen. Notizen und Merklisten sind immer gut. Lass jedoch nicht die Grenze zwischen dem, was du behalten und was du erledigen willst³ verschwimmen. Eine To-do-Liste sollte eine Liste von Aufgaben sein, die zu erledigen sind, keine Liste von Dingen, die mensch sich merken will. To-do-Listen sollten beschreiben was du tun musst, nicht, was du tun willst; das gehört auf eine Merkliste, bis es wirklich getan werden muss.

2. Achte besonders auf deine Liste fest eingeplanter Aufgaben (Anmerkung: in Emacs org-mode „Agenda“ genannt). Agenden sind notwendig, fest eingeplante Aufgaben und Fristen (Deadlines) sind nützlich. Plane eine Aufgabe nur fest ein, wenn sie wirklich bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein muss; verwende keine Fristen, wenn dies durch nichts erforderlich ist. Überplanung ist eine andere Art und Weise um das, was mensch machen will und das, was getan werden muss zu vermischen. Wenn die Agenda um viele Aufgaben anwächst, sollte mensch überdenken, ob sie tatsächlich fest eingeplant oder mit einer Frist zu versehen sind.

3. Schreibe präzise, knappe, atomare Aufgaben. Notizen können lose definiert sein, aber Aufgaben müssen effizient beschrieben werden. Wenn kontextuelle Informationen benötigt werden, hinterlege eine Verknüpfung zu ihnen, binde sie nicht in den Aufgabentext ein. Denn Kontext kann sich verändern und Aufgaben können an andere Orte (Dateien) bewegt werden. Ist eine Aufgabe lose umschrieben oder enthält zu viele Details, gehört sie vermutlich auf eine Merkliste.

Kurz gesagt: überlade Aufgaben nicht mit Details, überlade deine Agenda nicht mit Aufgaben und vermische Notizen und Aufgaben nicht miteinander.

Wie helfen diese Prinzipien nun bei der effizienten Verwendung einer To-do-Liste?

Das Schreiben von in sich geschlossenen Aufgaben verstärkt das Gefühl von Klarheit, das Führen einer minimalen Agenda gibt Kontrolle und reichhaltige Notizen schüren die Motivation, während eine kurze Liste von Aufgaben das Gefühl des Erfolgs stärkt.

Diese Prinzipien sollten Anwendung finden, bevor etwas neues zu den Aufgaben, Notizen oder der Agenda hinzugefügt wird. Sie können außerdem bei der Begutachtung helfen: ist diese Aufgabe in sich geschlossen? Muss sie wirklich terminlich eingeplant werden? Ist diese Notiz etwas, was ich immer noch behalten will? Doch regelmäßiges Aufräumen ersetzt keine initiale Disziplin, sondern sollte sie ergänzen.

Ich vermute, dass die meisten von uns schlecht im Umgang mit To-do-Listen sind. Warum?

Ein Grund könnte sein, dass wir den Prozess des Erstellens und Verwaltens der Liste mit den Vorzügen der Liste an sich verwechseln. Der Prozess fühlt sich an, als würden wir Kontrolle zurückgewinnen, unsere Ziele klar umreißen, unsere Motivation erneuern. Doch wenn wir die Ergebnisse des Prozesses verwenden, fühlt sich die Liste oftmals wie eine Bürde an.

Das liegt daran, dass wir in der fehlerhaften Annahme leben, dass die Vorzüge des Vorgangs sich von selbst im Endergebnis manifestieren werden. Warum sollten wir sonst so viel Mühe darauf verwenden unsere Software zur Verwaltung von Aufgaben zu bauen, zu finden und zu konfigurieren? Aber der Akt eine To-do-Liste zu erstellen kann sich gut anfühlen, selbst wenn die Liste selbst schlecht ist; wenn mensch sich nicht strikt an die obigen Prinzipien hält.

Du kannst einen Teil deines Gedächtnisses auslagern, aber Disziplin lässt sich nicht auslagern; und Disziplin ist genau das, was benötigt wird, damit deine Listen keine Bürde werden. Disziplin bezüglich was? Welchen Prinzipien folgend? Bevor wir nicht wissen, an welche Prinzipien wir uns beim Erstellen unserer To-do-Listen halten müssen, werden wir weiterhin versuchen unsere Werkzeuge in Ordnung zu bringen statt uns selbst.

Es hat mich einiges an Zeit gekostet die drei obigen zu formulieren, aber sie entsprechen meinen Erwartungen und ich halte sie für konsistent. Daher sind sie nachfolgend nochmals aufgelistet:

1. Erstelle keine Aufgaben aus deinen Notizen, wenn nicht benötigt.

2. Überfülle deine Agenda nicht mit Aufgaben, wenn nicht benötigt.

3. Schreibe präzise, knappe, atomare Aufgaben.